Geschäftskonto-Ratgeber: Rechtsform, Eröffnung, Buchhaltung

Ob ein Geschäftskonto Pflicht ist, entscheidet die Rechtsform. Eine GmbH und eine UG (haftungsbeschränkt) kommen ohne nicht ins Handelsregister: Das Stammkapital muss der Geschäftsführung zur freien Verfügung stehen, und das heißt in der Praxis: auf einem Konto der Gesellschaft. Freiberufler, Einzelunternehmer und Kleingewerbetreibende trifft diese Pflicht nicht – für sie ist das Konto eine Frage der Ordnung, nicht des Gesetzes.

Zwischen diesen beiden Polen liegen die Fragen, die in der Praxis Geld und Zeit kosten: Welche Unterlagen verlangt die Eröffnung, was passiert bei einer negativen Schufa-Auskunft, und wie kommen Kontoumsätze in die Buchhaltung, ohne dass jemand sie zweimal erfasst.

Geschäftskonto eröffnen: Was die Bank sehen will

Bei der Kontoeröffnung geht Zeit fast nie im Antrag verloren, sondern beim Nachreichen von Unterlagen. Welche Ihre Rechtsform verlangt und was Sie bereitlegen.

Geschäftskonto für Einzelunternehmer: Ordnung statt Haftung

Ein Geschäftskonto schützt Ihr Privatvermögen nicht – für Geschäftsschulden haften Sie weiter persönlich. Was es leistet, ist profaner und trotzdem wertvoll.

Konto für Freiberufler: Warum das Finanzamt mitentscheidet

Ob Sie Freiberufler sind oder Gewerbetreibender, entscheiden nicht Sie, sondern das Finanzamt – und davon hängt ab, wie aufwendig die Kontoeröffnung wird.

GmbH und UG: Warum das Konto vor der Eintragung kommt

Das GmbH-Gesetz erwähnt ein Geldinstitut an genau einer Stelle – als Beleg bei Zweifeln. Warum es ohne Konto der Gesellschaft trotzdem nicht geht.

Geschäftskonto für Kleinunternehmer: Netto oder brutto?

Mehrere Anbieter nennen Kontopreise ohne Umsatzsteuer. Für Kleinunternehmer ohne Vorsteuerabzug ist sie eine echte Ausgabe – das verschiebt den Vergleich.

Geschäftskonto mit Buchhaltung: Welche Schnittstelle passt

DATEV ist keine Software für Sie, sondern der Weg zur Steuerkanzlei. Welche Anbindung Ihr Geschäftskonto braucht, hängt daran, wer bei Ihnen bucht.

Geschäftskonto ohne Schufa: Wie das Modell funktioniert

Wer kein Geld verleiht, braucht keine Auskunft: Darum fragen manche Anbieter die Schufa gar nicht erst ab. Was der Verzicht für Dispo und Überziehung bedeutet.

Nach Rechtsform: wer muss, wer darf

Die Rechtsform bestimmt zweierlei: ob Sie ein Geschäftskonto brauchen und wer Ihnen eines gibt. Kapitalgesellschaften haben die Pflicht und die engste Anbieterauswahl, natürliche Personen die freie Wahl und die niedrigsten Grundgebühren. Für jede der vier Gruppen gibt es eine eigene Seite.

Geschäftskonto für GmbH und UG ist der Fall mit der klarsten Rechtslage: Ohne den gesetzlich verlangten Teil des Stammkapitals auf einem Konto der Gesellschaft gibt es keine Eintragung – bei der GmbH ein Viertel je Geschäftsanteil und mindestens 12.500 €, bei der UG der volle Betrag. Die Seite führt die Unterlagen auf, die die Bank dafür sehen will, ordnet die laufenden Kosten ein und erklärt, wofür sich die Beratung in der Filiale lohnt.

Geschäftskonto für Einzelunternehmer behandelt die Rechtsform, bei der Privat- und Firmenvermögen juristisch dasselbe sind – weshalb Banken bei der Prüfung auf die Person schauen und nicht auf den Betrieb. Neben der Anbieterauswahl geht es um die Kontoführungsgebühren als Betriebsausgabe und um den Übergang, wenn aus dem Einzelunternehmen später eine GmbH wird.

Geschäftskonto für Freiberufler und Selbstständige beginnt bei der Abgrenzung, die alles Weitere bestimmt: Wer freiberuflich tätig ist, meldet kein Gewerbe an und zahlt keine Gewerbesteuer – wer gewerblich arbeitet, schon. Die Seite zeigt außerdem, warum dieser Gruppe deutlich mehr Konten offenstehen als Gesellschaften und an welcher Stelle günstige Konten teuer werden, nämlich bei Kunden außerhalb der Eurozone.

Geschäftskonto für Kleinunternehmer und Kleingewerbe räumt mit einem verbreiteten Missverständnis auf: Kein Gesetz verlangt hier ein Geschäftskonto, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Banken aber sehr wohl – viele schließen ein Privatkonto für Geschäftszahlungen ausdrücklich aus. Dazu trennt die Seite drei Begriffe, die regelmäßig verwechselt werden: Kleinunternehmer im Sinne der Umsatzsteuer, Kleingewerbe und Freiberuflichkeit.

Vor der Eröffnung: Unterlagen, Ablauf, Bonität

Nach der Rechtsform entscheidet der Antrag. Woran Eröffnungen typischerweise scheitern, behandeln zwei Seiten.

Geschäftskonto eröffnen führt durch den Ablauf: welche Unterlagen je nach Rechtsform verlangt werden, warum die Legitimation per Video-Ident in Minuten erledigt ist und per Post-Ident mehrere Arbeitstage braucht, und welche Kostenposten beim Vergleich zählen. Ein Punkt gehört dazugesagt: Einen gesetzlichen Anspruch auf die Kontenwechselhilfe haben nach § 20 des Zahlungskontengesetzes nur Verbraucher. Was eine Bank beim Geschäftskonto an Umstellung übernimmt, ist freiwillig – lassen Sie es sich vorher zusagen.

Geschäftskonto ohne Schufa beantwortet die Frage, die sich nach einer Ablehnung stellt. Die Seite benennt die beiden Anbieter, die den Verzicht ausdrücklich zusagen, und rechnet vor, was er kostet: kein Kontokorrentkredit, keine geduldete Überziehung, oft eingeschränkter Bargeldzugang. Dazu die unangenehme Rechtslage: Den Anspruch auf ein Basiskonto räumt § 31 des Zahlungskontengesetzes nur Verbrauchern ein – ein Unternehmen kann ohne Begründung abgelehnt werden.

Nach der Eröffnung: Konto und Buchhaltung

Der laufende Aufwand entsteht nicht beim Bezahlen, sondern beim Zuordnen. Geschäftskonto mit Buchhaltung beschreibt die beiden Wege, die Anbieter dafür anbieten: eine Buchhaltung, die im Konto selbst steckt, oder eine Schnittstelle zu einer externen Lösung. Die Seite ordnet außerdem ein, welche Buchführungspflichten überhaupt für Sie gelten – die Antwort hängt an Rechtsform und Umsatz.

Ein zweiter Punkt gehört seit dem 1. Januar 2025 dazu: Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen können. Was das konkret verlangt und für wen die Übergangsfristen beim Ausstellen gelten, steht im Ratgeber für Kleinunternehmer und Kleingewerbe.

Was ein Geschäftskonto kostet – und wovon der Preis abhängt

Die Grundgebühr ist der beworbene Preis, aber selten der größte Posten. Vier Stellschrauben bestimmen, was das Konto am Jahresende wirklich kostet: das Freikontingent für beleglose Buchungen, der Preis je Buchung darüber hinaus, die Gebühren für Bargeld und die Zahl der enthaltenen Karten. Wer täglich Bareinnahmen hat, zahlt bei einem reinen Online-Anbieter drauf; wer viele kleine Überweisungen auslöst, bei einem Konto mit Stückpreis.

Dazu kommt ein Unterschied, den keine Preistabelle auf den ersten Blick zeigt: Banken weisen ihre Kontogebühren ohne Umsatzsteuer aus, weil reine Kontoführung umsatzsteuerfrei ist. Bei den digitalen Anbietern ist die Grundgebühr überwiegend ein Software-Abo, und darauf fällt Umsatzsteuer an. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, hat keinen Vorsteuerabzug – für ihn zählt der Bruttopreis.

Womit anfangen: Rechtsform vor Anbieterwahl

Die Rechtsform entscheidet, welche Anbieter Sie überhaupt annehmen – deshalb lohnt sie sich vor jedem Preisvergleich. Danach folgen Antrag und Buchhaltung, und erst am Ende die Frage, welches Konto es wird.

Bei der Anbieterwahl entscheidet dann, ob hinter der Marke eine Bank steht oder ein Zahlungsinstitut: Davon hängen Einlagenschutz, Kontokorrentkredit und Bargeldzugang ab. Die Übersicht der Geschäftskonto-Anbieter ordnet sie nach Lizenztyp; den Marktüberblick mit Filtern bietet unser Geschäftskonto-Vergleich.